berylgobby 發表於 2018-8-28 09:23:41

PowerPoint教學:4個製作前要留意的事

文、菜鳥編
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對於上班族來說,不管職務為何,都會經歷要製作簡報的過程。大老闆可能就另當別論,因為會有專業人士幫你準備好。不過,當你開始製作簡報,是一打開就使用PowerPoint中預設的設定來製作?軟體的操作,真的只要多碰就會,但效率就不是單是你對於操作上的熟悉度問題。其實PowerPoint提供多樣的個人化設定,例如主題的規劃、配色、字體樣式…,甚至是工具列都可依照個人需求調整,減少在製作過程中,不斷的調整字體,顏色所花費的時間。

工具懂得靈活使用,就能用最快的時間將簡報完成,速速完成工作,把多餘的時間留給自己,這才是學習的重要性。這篇就來分享開始製作簡報前,有哪些東西你是先留意或是規劃好的,以免中間需要變更時,導致先前的時間都浪費掉。





1. 主題的字體是否有選定好:
在PowerPoint中,中文預設的字體為「新細明體」,英文為「Calibri Light」,直接用預設的字體製作簡報,視覺上可能並不太美觀,沒有太大的加分效果。

使用預設的佈景主題是一個快速的方式,但如果想要靈活度大,自訂字體格式對於往後應用在不同主題時,就相當方便。尤其當你在一些網站下載免費的簡報模板,字體格式也不見得就適合使用。

在PowerPoint中,你可以從設計工具列中的「變化」選項中選取PowerPoint預設的字體樣式。
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不過大多是新細明體或微軟正黑體搭配著不同的英文字體,如果你有安裝其他好用的字體,就可以透過下方的「自訂字型」來設定。
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將要使用的字體依序選定並設定樣式名稱。
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一旦設定好,往後在開始新的簡報設計時,就可以快速套用,減少製作過程中不斷變換字體。
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2. 主題樣式的配色設定:
PowerPoint中,配色是攸關整體視覺美感的關鍵,一樣在「變化」的工具選項中,預設也提供了許多的配色表。
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透過「自訂色彩」就可以自訂配色。
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配色上有困難嗎?可以參考先前介紹過的文章:「九個免費工具,讓你成為配色達人」分為「上」、「下」兩篇,相信對於你配色上有很大的幫助。





3. 投影片的大小是否符合規格:
在前面兩項的設定應用,相信你在往後的簡報設計上就可剩下大把的時間。不過製作前,投影片的尺寸也是一個需要留意的地方。為何這麼說?簡報多半會透過投影機使用,雖然現階段要遇到只支援4:3的骨董投影機不高,但小編先前在幫忙製作婚禮影片時,就活生生地要將原本設計好的16:9畫面改成4:3,相當於是整個重新來過。所以確認好投影片尺寸是很重要的。

設定投影片尺寸的位置一樣是在設計工具列中,在PowerPoint 2010以前的版本,預設是標準(4:3),而2013以後的預設就是寬螢幕(16:9),假使你今天是要透過PowerPoint做A4的平面商刊設計,也記得修改尺寸,不然真的要面臨重新排版的問題。
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4. 個人化的快速訪問工具列:
可以回想一下,在製作這麼多的簡報中,是不是常用的功能就是那幾個?例如,插入文字方塊、插入圖形、修改文字大小、顏色、對齊……..等。這些功能又分別散佈在不同的工具列中,每一次使用都要透過3到4次的點擊才能找到,今天如果把常用的工具彙整在一起,是不是就可以省下很多滑鼠往來的時間呢?所以接下來要介紹的「快速工具列」,就可以幫你解決這問題。

你可能對於快速工具列有點陌生,其實就在PPT左上角的位置,檔案選項的上方,如下圖。
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點擊向下的按鈕可以看到預設的更多選項,而我們前面所提到常用的工具就是透過「其他命令」來新增到快速工具列中。
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開啟「其他命令」工具視窗,將選擇好的功能按下新增至快速工具列,下圖中以「插入圖案」為例。
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立刻就會在快速工具列中看到「插入圖案」的工具按鈕了。
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也可以透過快速工具列下拉選項中,將快速工具列置於工具列下方。
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這樣一來,是不是在設計上就可以很快速地使用常用的功能了?
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不過這邊不得不說,挑選功能真的不是很好選擇,也沒有快速的關鍵字可供篩選,所以一開始選擇可能會花上你比較多的時間,但只要設定好一次,是可以幫助往後設計上省下相當多的時間。





5. 結論:
這4個看似不是很重要,但卻可以幫你省下許多簡報製作上不必要浪費的時間,如果你的工作基本上每個月都要製作1、2份以上的簡報,真心建議你可以花點時間在製作前把相關設定用好,慢慢地你就會感受你與以往在設計上所花費的時間有不同。

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