berylgobby 發表於 2019-1-10 09:18:43

Excel應用:教你製作動態圖片查詢

文、菜鳥編
https://www.lccnet.com.tw/lccnet/Upload/Article/news-1444.jpg


原文網址




Excel整理資料相當方便,但對於HR與庫存人員來說,有時還需要針對條件找出對應的員工照片或是產品圖。庫存人員要從一堆料號或資料中找出物品來配送,對於經驗豐富的老手,這問題相信可以迎刃而解,但對於產品內容尚不熟悉的菜鳥來說,要馬上知道料號與對應的商品可不是一件輕鬆事,今天就教大家如何在Excel中建立自己的物品圖片查詢功能。

先給大家看一下完成的效果。
https://www.lccnet.com.tw/lccnet/Upload/Ckeditor/1546613174.gif



接下來就逐步教大家如何完成查詢的功能吧!




Step1、建立資料

先將資料內容建立好,並將第一筆資料的圖片插入,至於為什麼不插入全部的圖片,我會在Step2中說明,會比較容易理解。
https://www.lccnet.com.tw/lccnet/Upload/Ckeditor/1546613247.png




Step2、調整儲存格尺寸

先手動調整儲存格大小,將圖片放置在對應的儲存格內。
https://www.lccnet.com.tw/lccnet/Upload/Ckeditor/1546613260.png


透過滑鼠右鍵取得調整好的儲存格列高。
https://www.lccnet.com.tw/lccnet/Upload/Ckeditor/1546613287.png


取得調整好的列高,就可套用到其它儲存格,如果往後有會再新增資料的可能,建議就將整份資料表的列高一次設定好,方便以後增加資料時不必再調整儲存格高度。
https://www.lccnet.com.tw/lccnet/Upload/Ckeditor/1546613313.gif


※如果你在Step1中就將所有圖片插入,在調整整體的大小十,你就會發現插入好的圖片位置也跟著儲存格的調整跑位了,造成後續要調整就不太方便。


上面的畫面,如果你對於快速選取儲存格的操作不了解,可以參考先前分享的文章「Excel教學:3個相見恨晚的Excel技巧」,其實只要透過「Ctrl + Shift」就可以快速選取。




Step3、設定圖片位置

最後要將其它圖片置入對應的儲存格,如果你的資料圖片很多,可透過對齊與平均分佈功能,就可以快速完成,至於「對齊」功能不了解的,也可參考之前分享的文章「PowerPoint教學:懂對齊,排版就漂亮」,雖然是針對PowerPoint,但觀念是相通的。
https://www.lccnet.com.tw/lccnet/Upload/Ckeditor/1546613344.gif


※小技巧分享:
在EXCEL中插入大量圖片時,會依照圖片名稱排序,所以可以事先將圖片名稱以編號方式處理。插入圖片後只要將最後一筆資料的圖片放置好,透過「向左對齊」與「垂直均分」,你就可以快速地將圖片填入對應的儲存格。




Step4、製作查詢表

將前面製作好的工作表命名為「資料表」,再新增一名稱為「查詢表」的工作表格。
https://www.lccnet.com.tw/lccnet/Upload/Ckeditor/1546613376.png


在A2儲存格中建立「資料驗證」的「清單」類型,來源選定A欄整欄,方便後續新增的資料也被列入清單之中。
https://www.lccnet.com.tw/lccnet/Upload/Ckeditor/1546613390.png


完成後,就可在A2儲存格中透過下拉選單選取資料名稱。
https://www.lccnet.com.tw/lccnet/Upload/Ckeditor/1546613402.png




Step5、建立圖片名稱管理

開啟名稱管理員。
https://www.lccnet.com.tw/lccnet/Upload/Ckeditor/1546613419.png


按下「新增」,將名稱定義為「圖片對應」,並在參照中輸入下列的公式「=OFFSET(資料表!$B$1,MATCH(查詢表!$A$2,資料表!$A:$A,)-1,)」
https://www.lccnet.com.tw/lccnet/Upload/Ckeditor/1546613485.png



這邊主要使用MATCH函數查詢A2儲存格名稱在「資料表」A欄所對應的位置。以這邊為例得到的結果就是「2」。再透過OFFSET函數來找出對應的圖片位置,最後的減去「1」就是為了取得圖片正確的位置。




Step6、複製圖片

將「資料表」工作表中的任一張圖片複製貼到「查詢表」中。
https://www.lccnet.com.tw/lccnet/Upload/Ckeditor/1546613509.png


選取圖片並在公式列中輸入「=圖片對應」,你就會發現神奇的事情了。
https://www.lccnet.com.tw/lccnet/Upload/Ckeditor/1546613524.gif




補充:

圖片查詢的功能表製作步驟其實不多,只要建好圖片的名稱定義,透過公式就可查詢。真硬要說,花最多時間的就是在前置的資料建立。不過也是一勞永逸的方法,在公司沒有庫存系統這類的工具協助下,自己建立一個提升工作效率的Excel是不錯的方式。

但還是有個小缺點,就是當你想要再新增查詢欄位時,就沒辦法透過下拉方式完成,而是需要再新增一個「名稱定義」,並將公式修正為「=OFFSET(資料表!$B$1,MATCH(查詢表!$A$3,資料表!$A:$A,)-1,)」,也就是將原本的「查詢表!$A$2」修改成「查詢表!$A$3」。
https://www.lccnet.com.tw/lccnet/Upload/Ckeditor/1546613545.png


也要記得圖片要修成為「=圖片對應2」
https://www.lccnet.com.tw/lccnet/Upload/Ckeditor/1546613563.png


完成後如下:
https://www.lccnet.com.tw/lccnet/Upload/Ckeditor/1546613575.png


查詢的功能不見得每個人都會使用到,但有需要的人應該可以感受帶來的便利性,如果你覺得這篇文章很實用,也別忘了分享給你的親友們,相信對他們一定很有幫助!


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