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[轉載] 好文分享:掌握3個簡報技巧,讓你職場溝通攻無不克

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發表於 2019-3-11 15:43:47 | 顯示全部樓層 |閱讀模式
文、Crystal



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作者簡介|Crystal
簡報設計|教育訓練|知識管理 一路讀商的故事療癒家,喜歡聽故事、說故事的微醺告解室神父;熱愛學習,擅長將學習到的內容,用精準的圖像傳達給人們;相信好的教育可以改變人生,致力於教育訓練領域以分享知識。






職場上的溝通問題可大可小


每個人求學時代的終結都得走向職場,而在職場上,除了自己專業領域問題以外,我們最常遇到的問題是人和人之間的溝通問題。這個溝通上的問題可大可小,小則中午便當忘記訂,大則一筆訂單飛走了,讓公司損失幾百萬營業額。然而,矛盾的是,溝通的學問是如此的重要, 不僅深入在我們的職場中,生活更是隨處可見。但我們在求學時代,我們卻只被強迫填鴨的方式學到考試技巧,關於溝通的議題、技巧的教授、談論,卻是少之又少。



不懂溝通的職場前輩,一身絕學無法傳授

我自己曾經為了一個議題,去訪談並帶著攝影機錄下與某間公司研發長的談話過程,發現這位工程師出身的研發長,其專業素養和經歷其實是厚實的,但是他在表達他的想法時,除了不敢直視鏡頭,要拿著一張白紙,眼睛直視著白紙回應我的問題以外,談話過程中,太過重視他的想法的「完整度」,也就是事件的「前因後果」和「來龍去脈」,表達想法時,沒有注意聽眾是否能夠「理解」,「接納」並「行動」,只是自顧自的不斷表達。



你也有遇過這樣的狀況嗎?

而我們在職場上,很容易遇到不管是同事、下屬,一股腦的把事情的所有細節、包括他的感受都告訴你,但卻不知道他遇到的問題是什麼,不僅耗費時間,也無法準確幫助他們解決問題。而這種沒有提煉過資訊、抓不到重點,且看不到全局狀況的溝通敘述方式,在目前這個資訊爆炸的世界是越來越行不通了,大家的注意力被層出不窮的資訊分割,相對的,分配在每個資訊上的注意力是越來越少,所以大家習慣聽重點、聽結論,而簡報技術中的三個技巧,剛好可以呼應這樣的需求。


1、用對方可以理解的語言

《你值多少錢?》這本書作者野口真人提到,他當年換到外資銀行工作時,公司分配一位上司專門負責教導他關於市場的基本知識,但他的說明卻讓他一句都聽不懂。一開始他以為是自己太笨,沮喪了好一陣子,但後來有天發現,是因為那位上司在跟他說明的時候,都用專業術語的關係。如果對方是和自己程度相當的人,這樣的說明方式並無不可,但是當時他才剛換工作,對這個領域是一無所知,怎麼可能會聽得懂呢?

所以,針對非專業人士者解說專業內容時,要盡量避免使用對他們來說太過艱澀的專業術語,也要配合對方的程度來說明。


2、事不過三

而即使我們對對方解說的非常淺顯易懂,但是一次塞給對方太多資訊,也會造成對方的腦袋容量超載,讓我們好不容易說到結尾時,對方已經忘記我們前面說過什麼了。而研究指出,一次談話內容,人腦最佳記憶數字是三件事,所以,在職場上溝通,每次談話務必以三件事情為上限。


3、結論先行

在對方沒有準備之下,突然切入主題,對方會措手不及,無法好好吸收我們所傳達的內容。如果我們可以在一開始,就說清楚我們想要傳達的主題,且先說這件事的結論,並確定對方有跟上我們的節奏或對我們接下來內容有興趣了,再持續說明。而說明時,最後是以前面所提的「事不過三」的原則,以「三個理由」為主。


以上三個技巧,雖然是做簡報常用的小訣竅,但是簡報的本質是溝通,把想要傳達給對方的內容,準確的以對方能夠理解的方式表達,使對方能夠接納,並促使他們做出行動或改變。所以,善用這三個小技巧吧,不管在職場、生活上的溝通,都能攻無不克。


文章轉載自「Medium」,已取得作者授權同意,原文為:掌握3個簡報技巧,讓你職場溝通攻無不克​







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