職場好文分享：易分心的人如何利用分心經營多職？

berylgobby

文、炸雞避難所，文章轉載已取得作者授權同意，原文為：易分心的人如何利用分心經營多職？



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懶惰的天性，會刺激你用各種辦法提高工作效率。

每次我跟朋友說自己很懶，朋友都一副不相信的樣子，說怎麼可能？你可以同時做採訪寫文章，又組織團隊辦活動欸，這不是就要花掉你很多時間嗎？

看起來是這樣沒錯，但其實忙碌的節奏和懶是兩回事。我的懶，可能體現在不喜歡把時間花在瑣碎麻煩的行政工作上，又或者是需要耗費社交精力的活動上，如果能盡可能把時間花在自己擅長做的工作，剩下的時間不就有機會拿來投入興趣愛好了嗎？且願意參與的動力將大幅提高工作效率，也就會漸漸享受忙碌（而非瞎忙）的感覺。



很多人都很懶，但除此之外，我還有一個困擾，就是我是容易分心的人，不只是受社群網路的影響，我是連上課聽講都很難全神貫注，當老師語速太慢、聲音低沈，或內容很難吸引我時，我很容易就走神、放空，忍不住想一邊做別的事來打起精神。

沒想到這個「手邊的事業」成就了我現在角色的一部分。在大學期間，發起的採訪計畫獲得主流媒體的關注，並在一家網路媒體做過採訪編輯、參與文化部專案，還有最重要的是和「貌似實驗室」團隊從最初到轉型，一起走了將近三年，目前持續策劃活動中。



最近很流行「斜槓青年」（Slash）一詞：「越來越多人不再滿足於單一職業和身分的束縛， 開始選擇一種能夠利用自身專業和才藝，經營多重身分的多職人生。」這描述不就是我嗎？多重身份帶給我的視野以及自我反思、學習能力，是我覺得在單一工作未必能累積到的經驗，且我也因此對「分心」改觀。「分心」或許使我在學業成績不突出，卻也可以讓我很自在的在不同工作裡轉換思維模式，意即，只要能夠在工作狀態時專注，就不成問題。

今天就來分享懶惰又容易分心的我，怎麼同時處理好多件任務？




1. 提高對時間成本的意識

要懶出有價值的生活的話，首先就要意識到哪些時間被浪費了、哪些時間利用其實可以壓縮，在精算以後，多出來的閒暇時間就可以拿來犒賞自己啦哈哈哈哈哈

比如翻出近一週的工作事項，最基本的分類就是用「必要性」、「急迫性」排出待辦的優先順序，這應該很多時間管理的教學都講過了，我還想補充一點是——排進工作以後，是否能看見可預期的工作成效或成果？

比如你在明天下午列進「寫一篇文章」
意思是：從發想到完稿嗎？這篇篇幅多長（和往常來比較估計所需時間）？和當天其它事項排在一起，是否會排擠其它工作進度？

好的時間管理，僅止於排出適合投入的優先順序是不夠的，很多人可能排了也發現自己總是做不完，因為重點應該放在「找出最耗時的部分解決問題」，去問自己，為何這項工作總是花了比預期還多的時間？是卡在哪裡？有沒有更省力的辦法？然後之後改進。




2. 避免在同一件事花上太多時間卻缺乏成果

如果「寫一篇評論文章」有三階段：花在查找資料的時間2小時，擬架構與綱要20分鐘，實際寫作與修改時間2小時。那麼就可以依據不同階段安排適合完成的時間，這樣還有一個好處，每個階段投入時都可以很明確知道會完成的內容，就不會是面對從空白到完整內容的壓力。

將工作切割成好幾段，類似的方法像是「蕃茄鐘工作法」，以25分鐘為單位專注做好一件事，利用分段加速工作效率，其實我覺得未必要25分鐘，依照每個人習慣的產出時間（並確認這是你能夠發揮最好效益的時間），就可以了。

喔對了，有個我自己很愛用且向來管用的小技巧——「用獎勵代替懲罰」。不要跟自己說如果今天不完成就不能XXX，這恐怕只會造成反效果和厭惡情緒，我會跟自己說，只要完成今天就去吃XXX（自填美食），或做喜歡的事（看一集美劇之類的），這樣就算超時還沒做完也有再堅持一下的動力。




3. 把記性留給app，專注力留給燒腦的過程

我也是記憶力很差的人，也不習慣靠大腦來記接下來要做的事情，那樣我還得擔心自己是否遺漏了什麼。所以就全部交給手機或電腦記吧！其實我試用過很多種待辦事項和日曆的app，用來用去，我覺得最耐用的還是「Google 日曆」。現在不只能夠排行程（可與人共用）、較細碎的待辦事項，還可以設定正在培養的興趣或技能，選擇執行頻率（如一週1次、一週3次等）讓「Google 日曆」客製化時間提醒你喔！

我喜歡把具體或已確定的事項寫進app，而還在發想中的企劃點子、還在想怎麼寫的素材，尚未成形的內容就手寫進隨身的筆記本，筆跡潦草、缺乏邏輯都沒有關係，下一步再整理就好。區分使用狀態對思考效率也有幫助，避免坐在電腦前開啟文件，卻總是想不出值得寫下的東西，結果反而逛別的網站卻花掉大部分時間。




4. 被很多人忽略的溝通成本

雖然很難避免要利用社群平台和人溝通，但其實你不必一看到紅點通知就點開來看，而是有需要回覆時，一次性回答即可。我們彷彿忘記從前用Email溝通時，保留適當「等待」的重要性。

而利用零碎時間一次回完訊息也是好辦法，我的通勤時間比較長，來回各約1小時，就會在捷運上把該回的都回一回，然後站著邊想邊回顧待辦事項，有哪些可以先解決的（或者之前沒想通的問題，搞不好這時就會想出來了）。




最後是一些給易分心者的日常練習提議

1. 增進創意思考的最好練習就是保持觀察的好習慣，但觀察不是只留心週遭事物，可以試著想想怎麼描述角色、景象的特徵，為何她/他會如此做？如何寫成一則有戲劇性的故事？（最近我等菜的時候愛玩這種觀察練習）

2. 獨自散步也可以打開不同面向的思考，試著多走走不熟悉的地方會有新發現，身心也可以暫時脫離工作的僵硬狀態。推薦閱讀：《走路，也是一種哲學》

3. 無法忍受單一題目的無聊，那就鼓勵自己看看不熟悉的題目，並從中提問（因為提問也可以幫助自己搜索認識更多）

4. 書無法專注看完一本沒關係，那就同時看好幾本，一本看一些後換下一本看看，可以保持一些新鮮感（但文學類建議不要間隔太久哈）。每當你想暫停閱讀時，對自己說再讀30秒吧、再看1章吧，「多堅持一點點」的力量會有效的。




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