好文分享：掌握3個簡報技巧，讓你職場溝通攻無不克

berylgobby

文、Crystal



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作者簡介｜Crystal簡報設計｜教育訓練｜知識管理 一路讀商的故事療癒家，喜歡聽故事、說故事的微醺告解室神父；熱愛學習，擅長將學習到的內容，用精準的圖像傳達給人們；相信好的教育可以改變人生，致力於教育訓練領域以分享知識。

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職場上的溝通問題可大可小

每個人求學時代的終結都得走向職場，而在職場上，除了自己專業領域問題以外，我們最常遇到的問題是人和人之間的溝通問題。這個溝通上的問題可大可小，小則中午便當忘記訂，大則一筆訂單飛走了，讓公司損失幾百萬營業額。然而，矛盾的是，溝通的學問是如此的重要， 不僅深入在我們的職場中，生活更是隨處可見。但我們在求學時代，我們卻只被強迫填鴨的方式學到考試技巧，關於溝通的議題、技巧的教授、談論，卻是少之又少。



不懂溝通的職場前輩，一身絕學無法傳授

我自己曾經為了一個議題，去訪談並帶著攝影機錄下與某間公司研發長的談話過程，發現這位工程師出身的研發長，其專業素養和經歷其實是厚實的，但是他在表達他的想法時，除了不敢直視鏡頭，要拿著一張白紙，眼睛直視著白紙回應我的問題以外，談話過程中，太過重視他的想法的「完整度」，也就是事件的「前因後果」和「來龍去脈」，表達想法時，沒有注意聽眾是否能夠「理解」，「接納」並「行動」，只是自顧自的不斷表達。



你也有遇過這樣的狀況嗎？

而我們在職場上，很容易遇到不管是同事、下屬，一股腦的把事情的所有細節、包括他的感受都告訴你，但卻不知道他遇到的問題是什麼，不僅耗費時間，也無法準確幫助他們解決問題。而這種沒有提煉過資訊、抓不到重點，且看不到全局狀況的溝通敘述方式，在目前這個資訊爆炸的世界是越來越行不通了，大家的注意力被層出不窮的資訊分割，相對的，分配在每個資訊上的注意力是越來越少，所以大家習慣聽重點、聽結論，而簡報技術中的三個技巧，剛好可以呼應這樣的需求。


1、用對方可以理解的語言

《你值多少錢？》這本書作者野口真人提到，他當年換到外資銀行工作時，公司分配一位上司專門負責教導他關於市場的基本知識，但他的說明卻讓他一句都聽不懂。一開始他以為是自己太笨，沮喪了好一陣子，但後來有天發現，是因為那位上司在跟他說明的時候，都用專業術語的關係。如果對方是和自己程度相當的人，這樣的說明方式並無不可，但是當時他才剛換工作，對這個領域是一無所知，怎麼可能會聽得懂呢？

所以，針對非專業人士者解說專業內容時，要盡量避免使用對他們來說太過艱澀的專業術語，也要配合對方的程度來說明。


2、事不過三

而即使我們對對方解說的非常淺顯易懂，但是一次塞給對方太多資訊，也會造成對方的腦袋容量超載，讓我們好不容易說到結尾時，對方已經忘記我們前面說過什麼了。而研究指出，一次談話內容，人腦最佳記憶數字是三件事，所以，在職場上溝通，每次談話務必以三件事情為上限。


3、結論先行

在對方沒有準備之下，突然切入主題，對方會措手不及，無法好好吸收我們所傳達的內容。如果我們可以在一開始，就說清楚我們想要傳達的主題，且先說這件事的結論，並確定對方有跟上我們的節奏或對我們接下來內容有興趣了，再持續說明。而說明時，最後是以前面所提的「事不過三」的原則，以「三個理由」為主。


以上三個技巧，雖然是做簡報常用的小訣竅，但是簡報的本質是溝通，把想要傳達給對方的內容，準確的以對方能夠理解的方式表達，使對方能夠接納，並促使他們做出行動或改變。所以，善用這三個小技巧吧，不管在職場、生活上的溝通，都能攻無不克。


文章轉載自「Medium」，已取得作者授權同意，原文為：掌握3個簡報技巧，讓你職場溝通攻無不克​

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