改善工作整體的「品質╳速度」

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描繪出步驟安排圖後，該做的第二件事，就是從整體的比例中看出最重要的部分，謀求提升這項工作的速度和品質。

如果確實掌握了全貌，就不會被坊間常介紹的工作速度提升術所迷惑。

舉個例子，不知你是否聽過以下這種工作技巧？

不使用滑鼠，只靠鍵盤來製作文件，以求提升速度

記住Excell的熱鍵和巨集的功能，以求提升作業速度

預先準備好幾個調查用的資訊來源（資訊出處，例如業界的重要人物或業界報紙等）

這些稱之為Tips（密技）。

的確，事先知道Tips（密技），確實能提升工作速度，但這也只能提升一項作業的速度。說起來，只能算是耍小聰明的手段。

技巧確實很重要，但掌握全貌後，再使用最有效果的技巧，這樣才會發揮最大的威力。

只占整體百分之一的作業，就算做得再快，整體時間也幾乎完全不會縮短。此外，如果搞錯一開始的方向性，那麼，途中的作業就算做得再快，也不具意義（或許會早點發現錯誤……）。

所以要先看清楚全貌，然後挑選出以下兩者，這點非常重要。

瓶頸（一旦延誤，整體所花的時間也會隨之延長的作業）

特別費工的作業

挑選出這兩點後，除了要提升這些作業的速度，準備其雛型外，為了縮短時間，是否應該投資（謀求技能提升、備齊硬體和軟體、外包等），這個問題希望也能一併思考。

若以剛才舉例的業務活動步驟安排圖來說，例如在「製作提案文件、估價單」方面花了許多時間，始終都無做出簡報，像這種作業就算是瓶頸。

像這種情況，對於「製作提案文件、估價單」，應該要準備好雛型或製作指南，以謀求標準化，或是事先將過去製作的提案文件貯存建檔，好套用於類似的案件上，也可以組成製作提案書的專門團隊，這些都是可以考慮的改善方法。如此一來，最後便有助於提升整體的品質和速度。

與其執著於「部分」，不如以改善「整體」為優先

只要事先掌握好全貌，對作業排好優先順序，進行刪除和組合，並採取外包，如此便能擬定策略，能更有效率的推動作業。

比起單純只是提升一項作業的速度，還不如一面觀看工作的全貌，一面思考該從何處著手，比較能提升工作速度和品質，這樣會更有效率。
例如，如果要改善剛才提到的汽車業界的「調查」流程，可考慮以下的選項。

確認調查目的，如果已有類似的狀況報告，便有可能省略絕大部分的作業

找尋做過類似調查的前輩，詢問「哪個部分會比較有狀況」「該掌握的重點是什麼」這類的問題（如果可以，可取得當時的成果當參考。不過，要注意別被結果牽著走）

上司如果已擁有假設，則在一開始的階段就要問出假設為何（當然，要注意別被上司的假設牽著走），或許能藉此縮小調查內容的範圍。

就像這樣，謀求改善整體的工作，有可能就此大幅提升工作速度和品質。

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